各学院、全体本科学生：
学籍管理是学生工作重要的基础性管理环节。学籍信息的准确性，关系到学生基本身份的认定；关系到毕业生学历注册；关系到学籍学历查询的社会可信度。
根据高校学籍管理规定和学工部工作规划，学院要定期清查学生学籍在册基本情况。现将本学年本科学生学籍信息清查工作的有关事宜通知如下：
一、学籍信息清查原则：
通过对学生群体与学籍数据库进行对照，确保全校本科学生的学籍对应关系“一个不多，一个不少，一个不错”。
二、清查的主要数据项：
姓名、民族、学院、专业、班级、身份证号码。
三、学籍信息清查范围：
清查范围包括：统招本科生、预科转正本科生、外国来华留学本科生、法二学位及政法干警试点班学生。
四、学籍清查时间安排：
1.学院清查学籍数量：2014.3.18－2014.3.31
2.学生自查学籍数据：2014.4.01－2014.4.10
3.信息差错调查处理：2014.4.11－2014.4.20
五、学籍清查的工作流程：
1.学生数量的排查：《20140315本科生花名册》是本次清查蓝本，通过院级自查判明是否存在遗漏和虚挂的学生。
2.核对数据正确性：按班将花名册打印下发到班级，由学生本人签名确认学籍数据值；有差异者需登记报备待查。
3.报告数据的差错：登记学院和学生自查所报差错，经学院汇总后报学工部学籍管理部门备案。
4.信息差错的调查处理：学院要根据学院自查和学生报告的差错，组织力量查明原因提出处理意见。
花名册中遗漏的要报告补录；虚挂的要报告注销；发现问题的要报告处理；符合修改规定的要出具证明报告纠正。
5.学校学籍管理部门清查处理：根据学院汇总报告中的不同差错情况，学校将分别进行调查处理，或通知学院如何准备材料统一报湖北省教育厅修改。
六、学籍清查处理注意事项：
1.附件《20140315本科生花名册》是学籍清查的基础性依据，是招生、迎新、学生管理等过程形成的基本现状。
2.附件所列花名册是毕业生学历注册的依据，请学院发现问题务必报告，以便经过核查处理程序后修正处置。
3.学院最终提交的学籍清查材料：学籍清查报告、学籍清查差异性数据登记表；学生自查签名确认表。
请学院认真布置本年度学籍信息清查工作，要把它当作本学期学生工作的重要任务来落实。学院和学生本人要对清查过程中签名确认的所载内容负责。
学 生 工 作 部
二〇一四年三月十八日
