第一章 总 则
第一条 为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 学生档案管理工作要贯彻"为人事工作服务，为经济建设服务"的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严守秘密的保管办法。
第三条 本办法档案管理的范围是我校根据国家计划招收的全日制普通高等教育的本科学生以及按全日制普通高等教育管理的其他性质的学生。
第二章 材料的收集
第四条 学工部（处）负责学生档案的各项日常工作管理，各院系及有关部门根据本单位职责范围负责材料收集工作。
第五条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：
1、学生入学材料：入校时填写的《中南财经政法大学学生登记表》；
2、学习成绩材料：包括主修、选修、辅修的各门功课学习科类成绩单以及学位证书、学历证书相关证明；
3、鉴定材料：包括《中南财经政法大学学年鉴定表》、《高等学校毕业生登记表》；
4、就业材料：《普通高等学校毕业生就业报到通知书》；
5、奖励证明材料：因表现突出获得的校级及校级以上的奖励审批材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、专项奖助学金等）；
6、违纪处分材料：因违反校规、校纪，触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料；
7、组织发展材料：因加入中国共产党、共青团或民主党派的相应组织审批材料；
8、学籍变动材料：因休学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关证明材料；
9、贷款材料：因申请了国家助学贷款或贷学金且在离校前尚未还清应还金额的有关情况证明材料；
10、其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。
以上1--4类为必要材料，5--9类事发材料。
第三章 归档要求
第六条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。
第七条 归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字，凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章；
第八条 上交归档材料前，有关单位应标明学号，并按学号顺序由小到大排列。归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。并注明承办单位及时间。
第九条 各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。
第十条 如归档材料不符合归档要求，档案接收部门有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。
第四章 档案的查阅
第十一条 因工作需要，以下人员可查阅学生档案：
1、校领导；
2、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；
3、各院系党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、学工办主任、班主任（仅限本院系的学生档案）；
4、校外单位人事部门来人。
其他人员未经批准，不得借阅学生档案。
第十二条 所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。
第五章 档案传递及查询
第十三条 档案的传递由学工部（处）负责统一办理。传递工作一般必须通过机要局进行，不得由学生本人自带，必要时，学校可派专人送取。
第十四条 档案的邮寄一律只能寄往相应的档案接收部门。具体规定如下：
1、因毕业离校：⑴ 已落实就业单位的学生，其档案寄往就业单位；不按规定报到，被用人单位退回学校的毕业生档案一律转寄来源地人事部门。⑵ 未落实就业单位的，经本人申请学校可为其保管档案一年，在保管期内如落实就业单位，档案随转；保管期满、或本人没有提出申请要求学校保管档案、或本人申请不参加就业的，其档案寄往来源地人事管理部门。⑶ 考取研究生的档案寄往录取院校。
2、因转学离校的档案寄往学生转入院校。
3、因退学、开除学籍、出国离校或死亡的学生档案寄往来源地教育管理部门。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生，其档案可暂存学校一年，保管期满按规定寄发。
4、不按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回来源地招生管理部门。
无论因何种原因离校，学生和家长不得对档案寄往地址提出个人要求。
第十五条 学工部（处）在传递档案前，必须检查归档材料是否到位，保证档案的完整，如材料不全，应敦促相关部门及时上交，收到归档材料位后，应及时装入学生档案袋，经严格审查清理无误后，由经办人密封、盖章。
第十六条 学工部（处）在传递档案时，必须有专人负责办理档案传递登记手续。对转入的档案，经核对无误后由经办人将回执签名盖章后及时寄往发档单位；转出档案时，要组织填写《档案转递单》和《机要交接单》。
第十七条 档案交由机要部门传递后，学工部（处）负责档案的查询工作，凡逾期三个月未收到寄发档案回执的，要致函收档单位查询，以防丢失。离校学生要主动向档案接收单位查询档案，如发现档案未到，应及时告知学校，自档案寄发之日起一年以内由学校负责查询，逾期不予受理。
第六章 纪律要求
第十八条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
第十九条 任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时，应经管理部门同意，并履行登记手续，摘记材料要妥善保管，不得随便乱放。
第二十条 档案一般只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时，应说明理由，经档案管理部门负责人批准后，可办理借出手续。办理借出手续时应注明借期并保证按期归还。
第二十一条 未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定传递的学生档案。
第二十二条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料，如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响，视情节追究有关人员责任。
第二十三条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作，如利用职务之便不按规定操作，由其主管部门视情节追究责任，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第七章 附 则
第二十四条 本办法解释权在学工部（处）。
第二十五条 本办法自发布之日起执行。
